個人情報保護に関する基本方針 (プライバシー・ポリシー)

当組合は、個人情報保護の重要性に鑑み、お客様の個人情報を適正に取扱うことを宣言いたします。

（１）法令等の遵守

当組合は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令および関係官庁のガイドラインなどを遵守します。

（２）従業者教育

当組合は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう代理所及び当組合職員への教育・指導を徹底します。

（３）個人情報の利用目的

当組合は、保険代理業と共済事業(他共済及び連合会の受託共済事業を含む)営んでおり、保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報 と共済事業を通じて取得した個人情報を、下記業務の遂行に必要な範囲内で、かつ適法、公正に利用します。また、当組合は複数の保険会社及び全日本火災共済協同組合連合会（以下「日火連」という。）並びに西日本自動車共済協同組合（以下「西自共」という。）と取引があり、取得した個人情報を取引のある他の保険会 社及び日火連並びに西自共の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。なお、その他の目的に利用することはありません。

・損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務
・当組合共済事業およびこれらに付帯・関連するサービスの提供

上記の利用目的を変更する場合には、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人に対し、原則として書面等 により通知し、または当組合にて公告（山陽新聞）により公表します。 当組合に対し保険募集業務の委託を行う保険会社及び日火連並びに西自共の利用目的は、それぞれの会社のホームページ（下記）に記載してあります。

〈当組合の委託元である日火連並びに西自共、当組合と取引のある保険会社〉
・あいおいニッセイ同和損害保険株式会社　https://www.aioinissaydowa.co.jp/
・損害保険ジャパン株式会社　https://www.sompo-japan.co.jp/
・三井住友海上火災株式会社　https://www.ms-ins.com
・全日本火災共済協同組合連合会　https://www.nikkaren.or.jp/
・西日本自動車共済協同組合　https://www.nishijikyo.com/

（４）個人情報の取得

当組合は、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

（５）個人データの安全管理措置

当組合は、取扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制 の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。

当組合は、個人データの安全管理措置に関する当組合内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までお寄せください。

①基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。

②個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

③組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備

④人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

⑤物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

⑥技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

⑦委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

（６）個人データの第三者への提供および第三者からの取得

当組合は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

①法令に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
⑤当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。

（７）センシティブ情報のお取扱い

当組合は、政治的見解、信教（宗教、思想および信条をいいます。）、労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活ならびに犯罪歴に関する情報（以下「センシティブ情報」といいます。）を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

①法令等に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
⑤保険料（共済掛金）収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑥相続手続を伴う保険金（共済金）支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑦保険業（共済事業）の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

（８）見直し・改善

当組合の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

（９）個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示（確認・記録の開示を含む）、訂正等または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確 認させていただいたうえで手続きを行います。保険会社及び日火連並びに西自共の保有個人データに関しては当該保険会社及び日火連並びに西自 共に対してお取次ぎいたします。当組合の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結 果に基づいて正確なものに変更させていただきます。 なお、上記開示などの手続きについては所定の手数料をいただきます。手続きを希望される方は、下記お問い合わせ先までお申し付けください。

（10）お問い合わせ・ご相談・苦情へのご対応

当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に適切・迅速にご対応いたします。 ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また保険事故又は共済事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券又は 共済証書記載の保険会社又は共済組合の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。 なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

岡山県共済協同組合　TEL.086-222-6648

［営業時間］月曜日から金曜日の午前8時30分から午後5時まで（年末年始：29日から翌３日までと祝祭日を除きます）